Quando se cria um Form, o seu estado é igual a 0 (zero, Pendente). Qualquer usuário do Form pode atribuir um registro para si com a finalidade de editá-lo e seu estado muda para 1 (um, Atribuído). Ao concluir a edição, o usuário passa o Form para o estado 2 (dois, Finalizado). O usuário também pode desistir de preencher o Form e portanto o Form volta para o estado 0 (zero, Pendente).

Se o Form estiver com a opção Incluir fase de revisão selecionada, após finalizar a edição um usuário administrador do Form precisa aprovar esta edição. Após a aprovação o Form passa para o estado 3 (três, Aprovado).