Quando se cria um Formulário, o estado é igual a 0 (zero, Pendente). Qualquer usuário do Formulário pode atribuir um registro para si com a finalidade de editá-lo e o estado muda para 1 (um, Atribuído). Ao concluir a edição, o usuário passa o Formulário para o estado 2 (dois, Finalizado). O usuário também pode desistir de preencher um Formulário e portanto este Formulário volta para o estado 0 (zero, Pendente).

Se o Formulário está com a opção Incluir fase de revisão selecionada, após finalizar a edição um usuário administrador do Formulário precisa aprovar esta edição. Após a aprovação o Formulário passa para o estado 3 (três, Aprovado).